Een klachtenmodule staat veertien dagen in de woonkamer of slaapkamer van de melder. Dat is de plek waar mensen praten, bellen en televisie kijken. De vraag wat daarmee gebeurt is dus geen bijzaak, en een consulent moet hem kunnen beantwoorden voordat de module wordt geplaatst.
Wat wordt vastgelegd
De module legt geluidniveaus vast, en op de momenten dat de melder de knop indrukt ook een opname. Die opname is nodig: alleen aan het geluid zelf is te horen of het van de buren komt, of dat het de eigen televisie is. Zonder opname is er geen beoordeling mogelijk.
Daar staat tegenover dat de melder zelf bepaalt wanneer er wordt opgenomen: groen als het begint, rood als het stopt. Tussen die momenten wordt geen gesprek vastgelegd.
Wie het hoort
Alleen onze eigen analisten. Zij kennen het dossier bewust niet: geen logboeken, geen verhalen, alleen de gemeten data. Persoonlijke spraak die niets met de overlast te maken heeft, wordt direct verwijderd. Wat overblijft is het geluid waar het om gaat, en het oordeel daarover.
Hoe het bij ons komt
Alle communicatie en data-overdracht loopt uitsluitend via onze beveiligde portal: de meetdata, de rapportage en het overleg over een dossier. Er gaan geen bestanden los over de mail. Zodra de bestanden bij ons zijn aangekomen, worden ze van de portal verwijderd; ze blijven daar dus niet staan.
Hoe lang het wordt bewaard
Dat staat in de verwerkersovereenkomst die wij met uw organisatie sluiten. Uw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken in uw opdracht. Wij hanteren daarnaast geen eigen termijn. Een bewoner die wil weten wat er over hem is vastgelegd, kan dat bij u aanvragen; wij werken daaraan mee.
Wat u de melder vooraf kunt zeggen
Dat de opname alleen loopt als hij zelf op de knop drukt. Dat niemand het dossier kent die de opnames beluistert. Dat spraak die er niet toe doet meteen wordt verwijderd. En dat alles via een beveiligde omgeving gaat, niet via de mail. Wie dat vooraf hoort, plaatst de module met meer vertrouwen, en drukt vaker op de knop als het nodig is.
De volledige uitleg staat in onze privacyverklaring.